Falla en la expedición de pasaportes en Colombia: qué es el sistema Sitac y por qué es clave en el proceso

Este miércoles fue suspendida la atención en las oficinas para la expedición de pasaportes debido al fallo a nivel mundial de la plataforma Sitac (Sistema Integral de Trámites al Ciudadano), La caída de la plataforma ha impedido la prestación de servicios esenciales como la apostilla y la gestión de pasaportes en línea, según informó la Cancillería.

El Ministerio de Relaciones Exteriores señaló que la Dirección de Gestión de Información y Tecnología inició una intervención técnica en la plataforma para resolver las intermitencias, mientras se registran largas filas y congestión en sedes de ciudades como Bogotá, Medellín, Cali y Bucaramanga, así como en consulados en el exterior.

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“Reconocemos que la estabilidad de este sistema es fundamental para la prestación de servicios críticos como apostilla y pasaportes en línea; por ello, estas labores se centran en realizar análisis y mejoras en las plataformas tecnológicas con ajustes estructurales que garanticen una herramienta de trabajo ágil, robusta y acorde a los estándares de calidad que la ciudadanía merece”, escribió la Cancillería.

Así mismo, la entidad reconoció la importancia del Sitac para garantizar estos trámites y aseguró que trabaja en ajustes estructurales que permitan contar con una plataforma más estable, ágil y acorde con los estándares de calidad. 

Por otro lado, la falla ocurre en medio de una jornada especial que buscaba acelerar la entrega de pasaportes durante abril, tanto en Colombia como en ciudades internacionales. Sin embargo, la interrupción tecnológica frenó completamente este proceso.

De igual forma, desde sectores diplomáticos también se ha cuestionado la falta de comunicación oportuna sobre la caída del sistema, lo que generó molestias entre los ciudadanos y aglomeraciones en distintas sedes. Aunque la Cancillería indicó que el sistema sigue operando parcialmente, atribuyó los problemas a fallas de conectividad.

La contingencia tiene un impacto considerable si se tiene en cuenta que, solo en Bogotá, la Cancillería tramita más de 2.500 pasaportes diarios, mientras que a nivel general la cifra puede alcanzar los 10.000. Por eso, la suspensión del servicio está generando un importante represamiento de solicitudes. A esta situación se suma el anuncio que hizo el ministerio a inicios de mes sobre la ampliación de horarios y la implementación de jornadas sin cita previa en ciudades como Nueva York, Newark, Miami, Orlando, Madrid, Valencia, Barcelona, Bilbao y Santiago de Chile.

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Para José Salcedo, presidente de Unidiplo, la iniciativa de la Cancillería de extender las jornadas terminó en un desastre: “Se programaron jornadas masivas en los principales consulados de Colombia en el mundo y en las oficinas en Bogotá con el fin de acabar el stock de las unidades que aún quedan de Thomas Greg & Sons. Sin embargo, estas jornadas extendidas de ocho de la mañaña a seis de la tarde y hasta sin cita previa fallaron”.

El presidente del sindicato también señaló fallas en la comunicación sobre los problemas del sistema, indicando que las interrupciones han sido recurrentes y que la única información oficial se publicó en la página web de la entidad, donde se advertía sobre afectaciones en el servicio en Bogotá el 7 de marzo.

“Es resultado de un incumplimiento masivo con respecto a la actualización de los sistemas, la falta de implementación de los proyectos de inversión y de los acuerdos sindicales que hemos logrado sobre modernizar la infraestructura tecnológica”, agregó Salcedo. Por ahora no hay fecha ni hora de cuándo se restablecerán los servicios.

La cancillería en su comunicado afirmó que, si bien son conscientes del impacto generado por las intermitencias temporales del servicio, “estas interrupciones son necesarias para implementar mejoras de fondo que transformarán la fiabilidad del sistema a largo plazo”. Concluyeron que “una vez confirmada la estabilización total de la plataforma se emitirá una notificación formal de cierre del mantenimiento”. 

¿Qué es el sistema Sitac?

El Sitac es la plataforma tecnológica de la Cancillería que centraliza la mayoría de los trámites consulares, tanto en Colombia como en el exterior. A través de este sistema se gestionan procesos fundamentales como la solicitud y expedición de pasaportes, la asignación de citas, las apostillas y legalizaciones de documentos, los registros consulares y los trámites de nacionalidad.

Además, permite a los ciudadanos registrar su información, agendar citas y hacer seguimiento al estado de su trámite. Es decir, aunque no se encarga de la impresión del documento, sí funciona como el paso inicial indispensable de todo el proceso. Por eso, cualquier falla en esta plataforma impacta directamente la operación, ya que limita el acceso a los servicios digitales y provoca retrasos en cadena.

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La entidad aclaró que la entrega de pasaportes ya procesados sigue en funcionamiento, por lo que quienes tenían el documento listo pueden reclamarlo sin problema. Igualmente, se recomendó estar pendiente de los diferentes canales de la Cancillería y las oficinas de expedición, como gobernaciones y consulados, para planear su trámite. En este momento no hay certezas de si quienes tienen cita esta semana la perderán.

Desde el Ministerio de Relaciones Exteriores se manifestó que el equipo técnico trabaja con rapidez para restablecer el sistema Sitac y minimizar los tiempos de interrupción. Además, reconoció el impacto de la situación y señaló que estas mejoras buscan ofrecer una plataforma más confiable y eficiente.