Exclusivo: Los detalles inéditos de por qué la Imprenta Nacional no se alistó para fabricar los pasaportes

“La Imprenta Nacional no está lista para asumir la elaboración de los pasaportes en Colombia”. Esa fue la advertencia que hizo en una reveladora entrevista con CAMBIO la canciller saliente, Laura Sarabia, quien además aseguró que los colombianos están en riesgo de quedarse sin los documentos para salir del país a partir de septiembre de este año, cuando se vence el acuerdo con Thomas Greg & Sons.

A la alerta de Sarabia se sumó la denuncia de la senadora Angélica Lozano, quien reveló que aún no se ha firmado el convenio con la Casa de la Moneda de Portugal, el país seleccionado para acompañar a la Imprenta Nacional en la fabricación de los pasaportes. Según la respuesta que la Cancillería le entregó a Lozano, una vez se firme ese acuerdo, que sigue sin concretarse, se necesitarán al menos 35 semanas para poner en marcha la operación.

Esto significa que, incluso si el convenio con Portugal se firmara hoy, el país no tendría pasaportes fabricados localmente antes de marzo de 2026.

Lo que más llama la atención es que, a pesar de que el convenio interadministrativo entre la Imprenta y la Cancillería fue firmado hace exactamente un año, no se haya avanzado en la adecuación técnica ni en la adquisición de equipos. Tampoco hay claridad sobre las inversiones requeridas ni sobre quién debía financiarlas.

Entonces, ¿qué fue lo que pasó? ¿Por qué la Imprenta Nacional no avanzó en el cumplimiento del convenio? ¿Por qué aún no se concreta el acuerdo con Portugal, que supuestamente debería estar transfiriendo tecnología y conocimiento para comenzar el proceso?

CAMBIO llegó hasta las instalaciones de la Imprenta Nacional en Bogotá para conocer de primera mano con qué capacidad cuenta y si podrá encargarse de los pasaportes. Además, según información conocida en exclusiva por este medio, en este momento no hay ni una sola máquina, de las más de 20 que tiene la entidad, que pueda imprimir el documento para salir del país. Tampoco hay alguna que pueda hacer por lo menos uno de los 19 pasos que requiere dicho procedimiento.

Este medio también tuvo acceso a detalles inéditos sobre la situación actual de la Imprenta y las solicitudes que hizo Portugal, las cuales incluyen una millonaria inversión en infraestructura para reestructurar la sede actual. Fuentes internas y documentos en manos de CAMBIO revelan que, desde el inicio del proceso, el sindicato y algunos directivos ya habían advertido sobre la falta de recursos, de capacidad técnica y de personal calificado. Varios de ellos fueron removidos de sus cargos antes de que terminara 2024.

Las exigencias de Portugal que dejaron en evidencia las fallas estructurales de la Imprenta Nacional

El excanciller Luis Gilberto Murillo fue quien anunció, en septiembre del año pasado, el cambio en el modelo de expedición de pasaportes en Colombia. Desde ese momento, el Gobierno empezó a buscar una alianza con un país extranjero para que, junto a la Imprenta Nacional, asumiera la producción de los nuevos documentos.

Luego de varias reuniones con representantes de países como Francia y Canadá, se escogió finalmente a Portugal como socio estratégico. La Casa de la Moneda de ese país sería la encargada de brindar asesoría técnica y acompañamiento en la transferencia de tecnología para fabricar los pasaportes. Según Murillo, el proceso se dividió en tres fases y comenzó a implementarse en octubre de 2024.

Desde entonces, técnicos portugueses han venido a Colombia y, al llegar, se encontraron con una situación mucho más crítica de lo que esperaban. CAMBIO pudo establecer, hablando con varias fuentes al interior de la Imprenta, que entre noviembre del año pasado y marzo de este año se realizaron al menos siete reuniones técnicas entre el Gobierno de Portugal, la Casa de la Moneda, la Cancillería colombiana (que no asistió a todas las sesiones) y la dirección de la Imprenta Nacional.

En una de las primeras visitas, los expertos portugueses inspeccionaron las instalaciones de la Imprenta y solicitaron los planos del edificio. Fue entonces cuando comenzaron a surgir las advertencias.

El edificio de la Imprenta Nacional, ubicado en el occidente de Bogotá, funciona bajo un sistema modular. Actualmente, cuenta con dos grandes espacios: uno principal donde operan más de una docena de máquinas dedicadas a imprimir material gráfico y documentos de seguridad, y otro más pequeño donde se procesan las cédulas de extranjería.

Los técnicos portugueses concluyeron que, para producir los pasaportes colombianos bajo estándares internacionales, la planta necesitaba al menos 15 módulos completamente independientes entre sí para instalar las nuevas máquinas. Eso implicaba desplazar cerca del 80 por ciento de la maquinaria actual, demoler áreas, reestructurar buena parte de la planta y rediseñar la operación interna.

Además, Portugal exigió blindar todas las paredes del edificio, ya que el sistema de seguridad existente es vulnerable a robos o a ingreso de terceros. También recomendaron cambiar las cámaras de vigilancia, modernizar el sistema contra incendios, que hoy no opera al 100 por ciento, y renovar las tuberías debido a su antigüedad y al riesgo que representan para almacenar materiales sensibles.

Todas estas modificaciones requerían una inversión millonaria. Pero, según los estados financieros de la empresa, la Imprenta Nacional no contaba, ni cuenta hoy, con los recursos necesarios para asumirlas. En varias sesiones de la junta directiva de la empresa, en la que también participa el sindicato, se habló de su difícil situación y de la necesidad de tomar acciones urgentes para fortalecer el negocio. Sin embargo, eso no se le dijo ni al presidente ni a la Cancillería antes de firmar el convenio interadministrativo.

A esto se suma otro factor: la Imprenta es una empresa industrial y comercial del Estado, lo que significa que no recibe recursos del Presupuesto General de la Nación. Su funcionamiento depende exclusivamente de los ingresos que genera por contratos, servicios de impresión y otros negocios.

CAMBIO pudo establecer que la empresa, si bien registró 17.682 millones de pesos en ventas y 14.064 millones de pesos en ingresos no operaciones el año pasado, sus resultados al 30 de septiembre de 2024 reflejaban pérdidas operacionales de 16.922 millones de pesos y pérdidas netas por 10.191 millones de pesos.

¿La Imprenta ya sabía que no estaba lista? El diagnóstico interno que reveló fallas críticas

A finales de 2024, en el marco de la planeación estratégica para el siguiente año, la Imprenta Nacional realizó una reunión clave con su equipo directivo y de áreas estratégicas. En ese encuentro se presentó un diagnóstico interno que dejó en evidencia las profundas debilidades estructurales de la entidad. CAMBIO conoció el contenido de esa presentación cuyo detalle pone en duda que la entidad pudiera, en menos de un año, asumir un reto técnico y logístico de la magnitud del contrato de pasaportes.

El diagnóstico abordó múltiples áreas críticas y reconoció problemas graves en recursos humanos, infraestructura, gestión operativa y proyección comercial. Según ese documento, “la planta de personal no es acorde a las necesidades reales de la entidad, hay una débil cultura organizacional, y los programas de capacitación existentes no están alineados con la estrategia ni con los nuevos desafíos”.

En materia comercial y de mercado, el análisis fue igual de contundente: “La empresa no cuenta con un plan de negocios estructurado (análisis del mercado, análisis de la competencia, desglose de productos y servicios, estrategia de ventas, proyección y necesidades).

Sobre la infraestructura, el diagnóstico admitió que gran parte de la maquinaria está obsoleta, lo que obliga a un alto gasto en mantenimiento y la hace incompatible con los avances de la industria gráfica. También se señaló que los programas de mantenimiento son deficientes, tanto para el edificio como para las líneas de producción.

En cuanto a su modelo operativo, se reconocieron tiempos excesivos en los procesos de adquisición, ausencia de indicadores de control y lo más grave: que la empresa “no está cumpliendo con su misionalidad”. El documento también admitió que no existen procesos formales de innovación, ni de gestión del conocimiento, dos pilares básicos para una entidad que aspira a asumir procesos de alta tecnología y seguridad, como los que requiere la producción de pasaportes.

Este diagnóstico interno, conocido por CAMBIO, confirma que, al cierre de 2024, la propia Imprenta Nacional sabía que no estaba en condiciones de ejecutar una operación tan compleja como la que le fue encomendada. Pese a ello, el convenio con la Cancillería seguía en pie.

Imprimir en Portugal era una solución, pero tampoco funcionó

CAMBIO intentó contactar a la gerente general de la Imprenta Nacional, Viviana León Herrera, para conocer su versión sobre la situación actual de la entidad, pero por motivos de agenda no ha sido posible concretar la entrevista hasta el momento de la publicación de esta nota.

El que sí se pronunció fue el excanciller Luis Gilberto Murillo, quien aclaró que el modelo de pasaportes que dejó planteado no contemplaba que la Imprenta asumiera de inmediato la fabricación completa de las libretas. “La fabricación total estaba prevista para un plazo de hasta diez años”, aseguró.

Murillo explicó que, en una primera etapa, la función de la Imprenta Nacional sería únicamente la de personalizar las libretas: es decir, imprimir los datos del ciudadano y entregar el pasaporte finalizado. Portugal, por su parte, se encargaría de fabricar las libretas en origen y brindar acompañamiento técnico, transferencia de tecnología y fortalecimiento de capacidades.

El modelo de pasaportes que dejamos planteado no proponía que la Imprenta Nacional fabricara las libretas desde el primer día. La fabricación total estaba prevista para un plazo de hasta 10 años.

En la primera etapa, la Imprenta Nacional solo se encargaba de personalizar las… https://t.co/4EvXjiSP1C

— Luis Gilberto Murillo (@LuisGMurillo) July 7, 2025

Sin embargo, a pesar de que ese esquema comenzó a trabajarse en octubre del año pasado, ninguna de las dos partes ha avanzado lo suficiente. Como la Imprenta no tiene aún la capacidad técnica ni humana para cumplir siquiera con la personalización de los pasaportes, se contempló la posibilidad de que Portugal asumiera también esa parte del proceso. Pero eso tampoco se ha concretado.

Incluso, CAMBIO conoció que, como parte de las pruebas técnicas realizadas por la Casa de la Moneda de Portugal, se elaboraron pasaportes colombianos de prueba con datos reales. Uno de esos documentos fue el de la propia gerente de la Imprenta Nacional, quien prestó su información personal para que se fabricara un pasaporte gemelo. El objetivo era comprobar que el modelo portugués cumplía con los estándares técnicos y de seguridad exigidos.

Aunque las libretas superaron todas las pruebas, el Gobierno colombiano concluyó que no puede ejecutar todo el contrato desde Portugal: hacerlo implicaría un costo mucho más alto y complejidades logísticas que, por ahora, no están resueltas. Por esa razón, tal como lo reveló CAMBIO, cuando Laura Sarabia llegó a la Cancillería, comenzó a revisar los detalles del proceso y encontró que el nuevo esquema propuesto era económicamente inviable. Los pasaportes se imprimirían en Portugal y luego se enviarían a Bogotá, con costos calculados en euros. Solo el transporte hacía inviable la operación.

A dos meses de que venza el contrato actual con Thomas Greg & Sons, la Imprenta Nacional no tiene las máquinas, el personal ni la infraestructura para fabricar los pasaportes, y el acuerdo con Portugal sigue sin firmarse. La pregunta que queda en el aire es simple, pero urgente: ¿quién va a imprimir los pasaportes colombianos a partir del 1° de septiembre?